Routinemäßige und oft wiederkehrende Aufgaben können mit Hilfe von Textanalysesoftware und darauf aufbauenden Automatisierungen enorm vereinfacht und beschleunigt werden.
Eine Textanalysesoftware kann die Mitarbeitenden in der Justiz erheblich bei der Umsetzung der Digitalisierung und der Verbesserung von Arbeitsprozessen unterstützen. Routinemäßige und oft wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte, welche z. B. bei Justizmitarbeitenden im Servicebereich anfallen, können durch Software zur Textanalyse enorm erleichtert und beschleunigt werden. So können etwa eingehende Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und benannt werden. Durch die Erkennung von Standard-Daten wie dem Aktenzeichen wird eine automatische Verteilung und Zuweisung von Schreiben möglich, so dass ein manuelles Zuweisen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Gerichten und Staatsanwaltschaften entfällt. Ein zusätzlicher Nutzen ergibt sich aus der Datenerfassung aus Dokumenten, die dann z. B. in die elektronische Akte oder in Textsysteme übernommen werden können. Manuelles Abtippen oder Kopieren aus bereits digital vorliegenden Dokumenten ist somit nicht mehr nötig.
Weitere routinemäßige Aufgaben können durch Automatisierungsprozesse deutlich beschleunigt werden - z. B. können mithilfe der identifizierten Dokumentenkategorie Dokumentenbündel automatisiert sortiert und einzelne Dokumente automatisiert benannt werden..
Bei dem Vorhaben „Intelligente Datenextraktion zur Automatisierung der Aktenbearbeitung (INDATA)“ wird nun eine Textanalysesoftware mit Funktionen zur intelligenten Datenerfassung entwickelt, die die Grundlage für die Automatisierung von Workflows in der Justiz bietet. Dabei stehen das Training der Software für bestimmte Fachbereiche sowie die Bereitstellung der Trainingsdaten zur Weiternutzung und Anreicherung durch andere Nutzer im Fokus.
Erste und nächste Schritte
Das Vorhaben „INDATA“ wird federführend vom Bayerischen Staatsministerium der Justiz geleitet. Rheinland-Pfalz und Niedersachsen beteiligen sich an der Umsetzung des Vorhabens.
Um Textanalysesoftware effektiv einzusetzen, ist ein umfangreiches Anfangstraining erforderlich. Dieses Training wird speziell auf die jeweiligen Fachbereiche zugeschnitten.
Um die Effizienz zu steigern, wird jedes der beteiligten Länder einen anderen Fachbereich trainieren. Anschließend werden die Trainingsdaten ausgetauscht und getestet, ob das entsprechende Regelwerk in den jeweils anderen Ländern direkt in den dortigen Fachbereich übernommen werden kann. Dadurch werden die Daten kontinuierlich verfeinert und ein großer gemeinsamer Fachpool an Trainingsdaten geschaffen. Im Anschluss werden die trainierten Regelwerke gleichermaßen allen Ländern und dem Bund zur Nachnutzung und weiteren Anreicherung zur Verfügung gestellt.
Die Textanalysesoftware soll modular aufgebaut werden und grundsätzlich bundesweit und im Kontext beliebiger IT-Anwendungen eingesetzt werden.