Seit dem 1. August 2022 gibt es Erleichterungen bei der Abhaltung virtueller Versammlungen von Gesellschaftern in der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Dieses wurde im Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften geregelt.
Virtuelle Gesellschafterversammlungen von Gesellschaftern einer GmbH werden durch die gesetzliche Regelung ermöglicht, ohne dass dies im Gesellschaftsvertrag festgelegt sein muss.
Das GmbH-Gesetz regelt, dass Gesellschafterbeschlüsse in Versammlungen gefasst werden (§ 48 Absatz 1 Satz 1, GmbHG). Damit ist gemeint, dass für Gesellschaftsbeschlüsse die Gesellschafterinnen und Gesellschafter in Präsenz an einem Ort zusammenkommen müssen. Gerade seit der COVID-19-Pandemie werden Zusammenkünfte aber immer häufiger mit Hilfe von elektronischen Kommunikationsmitteln durchgeführt. Der Austausch in Konferenzschaltungen, z. B. per Telefon oder Videoschalte, wird immer mehr zum Normalfall. Daher wollen häufig auch Gesellschafterinnen und Gesellschafter in der GmbH ihre Beschlüsse mündlich in einem dieser Formate fassen. Dafür können sie im Gesellschaftsvertrag das virtuelle Format vorsehen. Zur Erleichterung wurde jedoch mittlerweile im GmbHG geregelt, dass Versammlungen auch telefonisch oder über Videokonferenzen abgehalten werden können, wenn alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter schriftlich ihr Einverständnis dafür gegeben haben (§ 48 Absatz 1 Satz 2 GmbHG). Eine zusätzliche Regelung im Gesellschaftsvertrag braucht es dafür also nicht mehr. Es bleibt aber weiterhin möglich, dass die Gesellschafter das virtuelle Format bereits im Gesellschaftsvertrag vorsehen können.
Es ist nicht erforderlich, dass sich alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter an unterschiedlichen Orten befinden. Es ist also auch möglich, dass sich mehrere Gesellschafterinnen und Gesellschafter zusammen an einem Ort befinden und sich gemeinsam telefonisch oder per Videokonferenz mit einem oder mehreren Gesellschafterinnen und Gesellschaftern versammeln, die an anderen Orten sind. Voraussetzung ist allerdings, dass sich die Gesellschafterinnen und Gesellschafter mit der virtuellen Versammlung ausdrücklich einverstanden erklären. Hierfür wird eine Bestätigung verlangt; dafür genügt der unkomplizierte Austausch von E-Mails oder Textnachrichten. Für die Beschlussfassung selbst reicht dann die mündliche Kommunikation im Rahmen der (auch rein telefonischen) Konferenzschaltung aus. Dass alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter zustimmen müssen, soll dafür sorgen, dass bei fehlender Grundlage im Gesellschaftsvertrag diese Versammlungsform keinem Gesellschafter aufgezwungen werden kann. Damit werden auch bisher noch bestehende rechtliche Unsicherheiten beseitigt.
Einstimmige Änderungen des Gesellschaftsvertrages können ab dem 1. August 2023 ebenfalls im Wege der Videokommunikation notariell beurkundet werden. Ab dann können auch Gesellschafterinnen und Gesellschafter, die die virtuelle Versammlung im Gesellschaftsvertrag (noch) nicht geregelt haben, die Beurkundung gesellschaftsvertragsändernder Beschlüsse mittels Videokommunikation nutzen. Es ist ab dann auch nicht mehr nötig, dass sie zuvor eine Präsenzversammlung zur Änderung des Gesellschaftsvertrages abhalten müssen.
